Accounts Payable · Working private PoCCuentas a Pagar · PoC privado funcionando
AP Control Tower
A control tower for Accounts Payable that ingests invoices from Gmail or manual upload, extracts structured data with Google Document AI, routes genuine exceptions to human review and prepares an auditable payment proposal. It never releases funds autonomously. Una torre de control para Cuentas a Pagar que ingiere facturas desde Gmail o carga manual, extrae datos estructurados con Google Document AI, deriva excepciones reales a revisión humana y prepara una propuesta de pago auditable. Nunca libera fondos de forma autónoma.
How it runsCómo corre
The agent extracts and controls. People resolve exceptions and authorize the proposal. The system never moves money.El agente extrae y controla. Las personas resuelven excepciones y autorizan la propuesta. El sistema nunca mueve dinero.
The problemEl problema
The mapped Accounts Payable process crossed email, shared folders, spreadsheets, ERP and banking tools, with roughly 30 manual steps from receipt to close. Invoice data was re-read and re-entered, validations were dispersed, duplicate risk depended on manual control and approval traceability was limited.El proceso mapeado de Cuentas a Pagar atravesaba email, carpetas compartidas, planillas, ERP y herramientas bancarias, con cerca de 30 pasos manuales desde la recepción hasta el cierre. Los datos de factura se releían y recargaban, las validaciones estaban dispersas, el riesgo de duplicados dependía del control manual y la trazabilidad de aprobaciones era limitada.
The approachEl enfoque
- One controlled intake. PDFs arrive through a read-only Gmail folder or manual upload; originals are used during processing and discarded.Una ingesta controlada. Los PDF ingresan desde una carpeta Gmail de solo lectura o carga manual; los originales se usan durante el procesamiento y se descartan.
- Structured extraction. Google Document AI returns invoice fields plus field-level confidence; missing or uncertain critical data remains visible.Extracción estructurada. Google Document AI devuelve campos de factura y confianza por campo; los datos críticos ausentes o inciertos quedan visibles.
- Review only where judgment is needed. Missing purchase orders alone do not create noise; genuine confidence, classification or control exceptions reach a person.Revisión solo donde hace falta criterio. La falta de orden de compra por sí sola no genera ruido; las excepciones reales de confianza, clasificación o control llegan a una persona.
- Proposal, not execution. Approved invoices produce an Excel/CSV payment proposal and audit trail. Bank authorization and release remain outside the agent.Propuesta, no ejecución. Las facturas aprobadas generan una propuesta de pago Excel/CSV y trazabilidad. La autorización bancaria y la liberación quedan fuera del agente.
What the working PoC provesQué demuestra el PoC funcionando
In one controlled run over eight real business documents, the Invoice Parser recognized seven invoices, surfaced 143 fields in 23.4 seconds and routed one document for review. These figures describe observed processing coverage and workflow behavior; they are not a claim of audited accounting accuracy.En una corrida controlada sobre ocho documentos reales de negocio, el Invoice Parser reconoció siete facturas, expuso 143 campos en 23,4 segundos y derivó un documento a revisión. Estas cifras describen cobertura de procesamiento y comportamiento del circuito observados; no constituyen una afirmación de exactitud contable auditada.
Business outcomeResultado de negocio
The team can judge automation on its own invoices: what the system reads, what it flags, what a person decides and what reaches the payment proposal.El equipo puede evaluar la automatización sobre sus propias facturas: qué lee el sistema, qué alerta, qué decide una persona y qué llega a la propuesta de pago.
That turns an AI presentation into an evidence-based decision about coverage, controls and the next industrialization step.Eso convierte una presentación de IA en una decisión basada en evidencia sobre cobertura, controles y el siguiente paso de industrialización.